Le Programme d’achats de YMCA Canada a été mis sur pied pour regrouper tous les YMCA du Canada dans une même entité d’approvisionnement. Voici les principaux objectifs de cette initiative :
Principaux liens:
Les achats et le YMCA - les grandes lignes du Programme d’achats de YMCA Canada (PAYC) et du groupe des achats (GAYC)
Membres - une explication des différents niveaux de service du PAYC
Le programme d’achats comporte trois niveaux bien définis de membres :
Niveau 1 - Le YMCA Canada Groupe d'Achat
Ce niveau comprend tous les YMCA à l’échelle du Canada. L’équipe des achats a travaillé directement avec des fournisseurs présélectionnés à des initiatives de réduction des coûts touchant un ensemble varié de catégories de dépenses, notamment l’équipement de conditionnement physique, les produits du papier ainsi que les fournitures et l’équipement des services de garde.
Le travail auprès des fournisseurs vise à développer et à entretenir des liens solides entre le YMCA et ses sous-traitants et à offrir un programme dynamique de prix et un accès à des contrats collectifs à tous ses membres de niveau 1. Les relations solides entre le YMCA et les fournisseurs ne se traduisent pas seulement par davantage d’économies, mais aussi par le partage des connaissances et des ressources au sein des YMCA, et en fin de compte, par un processus d’approvisionnement plus transparent et plus efficace.
Niveau 2 - Services d’approvisionnement partagés de YMCA Canada
Il s’agit du regroupement de huit YMCA du Canada, auquel l’équipe des achats offre un niveau de service supérieur, qui va au-delà de marchés à faibles coûts avec les fournisseurs. Les membres du niveau 2 ont accès à tous les services et outils de l’équipe des achats, notamment de l’aide pour des projets spéciaux (c’est-à-dire l’ouverture de centres, le soutien aux demandes de propositions / d’information / de prix, l’aide aux projets de rénovations), la participation aux initiatives liées aux catégories de dépenses, l’aide à l’élaboration et à la mise en œuvre d’outils et services axés sur les infrastructures, ainsi que la communication améliorée des données et la résolution de problèmes.
De nombreuses initiatives d’infrastructures figurent parmi les secteurs qui feront l’objet d’une attention particulière dans l’avenir pour le programme de niveau 2. En voici des exemples:
Niveau 3 - Services d’approvisionnement spécialisés
Pour les membres du niveau 3, on pousse encore plus loin la relation entre le YMCA et l’équipe des achats:
En mars 2007, le groupe canadien des YMCA urbains (GCYU) a voulu obtenir un portrait d’ensemble de son processus d’approvisionnement. Le GCYU comprenait les 13 YMCA les plus grands au Canada. Deux de ses membres – les YMCA de Montréal et de Toronto – avaient déjà effectué une analyse du processus d’approvisionnement et les autres Y du groupe souhaitaient définir leur situation à cet égard et trouver des façons de l’améliorer. Pour sa part, le GCYU souhaitait aider ses membres à maximiser leur potentiel d’acheteur tout en réduisant les chevauchements – en particulier les doublements dans le processus des achats. Les membres du GCYU désiraient simplifier leurs méthodes d’approvisionnement, réduire la quantité de produits achetés et le nombre de leurs fournisseurs. Le programme d’achats était sur le point de voir le jour.
Au cours des six mois suivants, le projet a pris forme. On a d’abord procédé à une analyse rigoureuse des données sur les dépenses des membres. Le but : présenter la situation réelle des habitudes de dépense courantes du GCYU de façon à aider ses membres à définir les aspects de la fonction des achats pour lesquels des améliorations étaient souhaitables et pour mettre à jour les principales occasions de réaliser des économies. Parallèlement, on a mené un sondage et des entrevues en personne dans les 11 associations participantes. Les questions portaient sur le processus de commande et visaient à déterminer de quelle façon il favorisait ou entravait la procédure d’approvisionnement. On a obtenu une forte participation pour chaque aspect de l’analyse; les résultats ont indiqué clairement la volonté d’adopter un système plus efficace, susceptible d’aider les membres du GCYU à réaliser les économies prévues par le projet.
La mise en œuvre du Programme d’achats de YMCA Canada a réellement commencé en avril 2008. À ce jour, le programme a grossi de façon à toucher tous les YMCA du Canada à des degrés divers. Nous avons établi et favorisé des relations auprès de plus de 100 fournisseurs et plus de 200 représentants et gestionnaires de compte de fournisseurs, nous avons conclu des marchés dans 45 catégories de biens et services, ce qui représente plus de 100 millions de dollars de dépenses annuelles, nous avons négocié et géré des contrats valant plus de 10 millions de dollars entre les fournisseurs et le YMCA et nous sommes parvenus à réduire en moyenne nos coûts de 11 % dans de nombreuses catégories de dépenses. Mis à part les économies immédiates, nous avons travaillé dans les coulisses du programme pour aider les YMCA du Canada à regrouper leurs fournisseurs et à réduire leur impact sur l’environnement.