Mis a jour Jan 2023
Objectifs de Program
Valeur optimale
Réduire l’ensemble des coûts et des risques. Optimiser la valeur et maximiser les économies, la qualité et les niveaux de service.
Réaliser des économies
Réaliser des économies par rapport aux niveaux actuels de dépenses tout en maintenant un niveau acceptable de qualité et de service.
Épargner du temps
Permettre aux gens (le personnel, les gestionnaires, les dirigeants, les responsables des achats) de consacrer leur temps et leurs efforts aux activités pour lesquelles ils ont reçu une formation et qui correspondent à leurs compétences ou à leur emploi.
Respecter l’environnement
Élaborer des stratégies d’approvisionnement et de service qui réduisent l’impact des YMCA sur l’environnement.
Bâtir des Relations Solides
Favoriser des relations saines et durables avec les fournisseurs du YMCA. Établir la réputation du YMCA en tant que client et partenaire de choix.
Assurer la croissance du programme
Fournir des occasions à d’autres associations de participer au programme et d’en profiter. Augmenter l’effet de levier, la crédibilité et les résultats collectifs au moyen d’une participation accrue.
La Vision du Programme
Nous envisageons dans l’avenir le processus d’approvisionnement comme une fonction qui nous permet de partager l’information et d’apprendre les uns des autres. Nous évitons les répétitions inutiles et nous apprenons de nos erreurs. Nous nous consacrons à nos membres, à notre personnel et à nos donateurs. Nous développons des relations d’approvisionnement saines et fructueuses qui favorisent la confiance, la qualité et la valeur. Nous redoublons d’efforts pour maximiser la valeur et assumer notre responsabilité de gestionnaire des fonds qui nous sont confiés. Nous dotons nos employés de l’information, du soutien, des biens et des services qui leur permettent de se consacrer à leurs tâches fondamentales.
Principes de Base
Communauté
Le bien de tous l’emporte sur le bien d’un seul. Les efforts porteront sur les initiatives qui combleront les besoins de multiples associations. Les meilleures solutions profitent au plus grand nombre d’associations.
Participation et conformité
Nous participerons aux stratégies collectives et nous examinerons les exceptions avec le groupe.
Confiance
Éviter de "comparer les offres" ou de chercher la "meilleure offre". Toute tentative pour trouver des offres supérieures ou concurrentielles drainent nos ressources collectives..
Crédibilité
Bâtir et soutenir la crédibilité des programmes auprès des fournisseurs. Les stratégies de programme et les solutions ne devraient pas servir simplement de nouvelle référence pour les fournisseurs existants.
Équité
Faire preuve d’équité et de transparence avec nos fournisseurs et entre nous
Contribution Proportionnelle
L’argent et les efforts investis dans le programme sont proportionnels à la taille relative des participants.
Rendements positifs
Les associations commencerons (et continuerons) à réaliser les économies nettes projetées, pourvu que les principes du programme soient respectés et que tout soit mis en œuvre pour faire les économies réalisables.
Caractère inclusif
Le programme sera conçu et élaboré pour que chaque YMCA au Canada qui choisit d’y participer puisse en profiter. Les stratégies d’approvisionnement seront conçues pour proposer une solution à chaque association participante
Économies
Le programme sera conçu et appliqué pour réaliser les économies rendues possibles grâce aux efforts de tout le groupe.
Valeurs
Engagement
Comme pour tout changement, il faudra composer avec des points de résistance et des difficultés. Pour que ce type de programme puisse demeurer crédible auprès des fournisseurs et du personnel, les participants doivent être préparés à élaborer des solutions aux problèmes au lieu de baisser les bras.
Communication
L’information compte pour les gens et en général, ils participent quand ils comprennent la raison d’être d’une initiative et ses avantages.
Inclusion
YMCA staff need to participate in the development and implementation of solutions, and the interest and expertise exists to support in specific situations. Involvement will often be in the form of “CategoryLe personnel des YMCA doit participer à l’élaboration et à l’application des solutions, et on peut compter sur l’intérêt et l’expertise nécessaires dans des situations particulières. Cela prendra souvent la forme de la participation d’un membre du Comité directeur ou d’un point de contact au centre même.
Leadership
Un groupe d’orientation de la haute direction devrait demeurer en place tout au long de la mise en œuvre et contribuer à l’établissement des priorités et à la gestion des obstacles. Les dirigeants de chaque association devront apporter leur soutien de façon visible.
Sacrifice Potential
Étant donné qu’il s’agit d’une initiative collective, certains groupes en bénéficieront plus que d’autres à l’occasion. Tous les résultats indiquent qu’avec le temps, tous les participants pourront profiter d’avantages importants.
Équilibre des Priorités
À l’occasion, la solution de groupe pourrait ne pas combler les besoins d’un participant ni convenir à sa situation. On doit reconnaître ces situations, évaluer leur bien-fondé et établir un équilibre entre les objectifs de groupe et les objectifs locaux pour chaque YMCA.
Principe d’établissement des Priorités des Catégories
Au moment de déterminer les priorités des catégories de dépenses, nous devons tenir compte des justificatifs que voici :
Tabler sur les modalités existantes des ententes auprès des fournisseurs, qui comportent des conditions favorables :
tablir la priorité les catégories d’approvisionnement en fonction de ce qui suit :
Structure du Programme
Dirigeant du Groupe canadien des YMCA urbains (GCYU)
Comité des Opérations
Équipe des achats
Équipes d’élaboration des catégories
Trois secteurs d’amélioration
Contourner ou surmonter des difficultés
Conformité et approbation
Le programme peut rapidement perdre sa crédibilité auprès des fournisseurs et du personnel si toutes les parties concernées ne participent pas dans la mesure de leurs capacités.
Déséquilibre
vec un modèle de services partagés, il se peut qu’une petite minorité de membres aient une influence disproportionnée sur les activités du groupe.
Fournisseurs ou donateurs nationaux ou locaux
Dans certains cas, une étude de rentabilisation indiquera qu’il est profitable de délaisser un fournisseur de longue date pour un arrangement de groupe. On devra examiner chaque situation pour évaluer les objectifs incompatibles.
Contourner le système
Il peut être tentant pour le personnel local de tabler sur les efforts du groupe pour améliorer les conditions auprès d’un fournisseur local.
Corriger les idées fausses
Toutes les commandes sont centralisées
Au contraire, dans les pratiques exemplaires d’approvisionnement, le choix des fournisseurs se fait de façon centralisée, mais les commandes et l’interaction avec eux ont lieu localement.
Achats au volume = Gros inventaires
Il est possible de négocier des accords sur des volumes importants d’articles sans qu’il faille prendre possession de grosses quantités de matériel d’un seul coup. Dans un accord idéal, le fournisseur peut stocker les marchandises pour nous; nous ne commandons et ne payons que ce dont nous avons besoin.
Seul mon fournisseur local offre le service dans ma région
Les entreprises de grande envergure et même d’envergure moyenne ont souvent les moyens de livrer des biens et de dispenser des services dans la plupart des régions du pays. De plus, un programme à grande échelle nous permet souvent de monter d’un échelon dans la chaîne d’approvisionnement. Peut-être pouvez-vous toujours compter sur votre fournisseur local, mais le fabricant peut nous offrir de meilleurs prix par l’intermédiaire de ce distributeur (p. ex. un rabais national de Kimberly Clark sur les produits du papier, par l’intermédiaire d’un réseau de fournisseurs locaux).
Nous ne pouvons pas tous nous entendre sur le même fournisseur
C’est possible. Mais une solution d’établissement de catégories mise au point de façon centralisée ne signifie pas nécessairement qu’il faille recourir à un seul fournisseur. Pour le nettoyage, par exemple, on peut utiliser un certain nombre d’entreprises de nettoyage dans tout le pays, mais qui sont tous guidés par une vision coordonnée, des lignes directrices techniques précises et un programme d’audit.
Composer avec des spécifications et les exigences variées
Il existe plusieurs stratégies disponibles lorsque les besoins des participants diffèrent :
Choisir un fournisseur commun qui offre de multiples produits :
Élaborer une stratégie régionale:
Séparer les "besoins" et les "desirs"
Changement de mission
Dans les cas où l’étude de rentabilisation est particulièrement convaincante, surtout dans un secteur de dépenses non essentielles, la haute direction peu t"recommander fortement" de modifier les spécifications traditionnelles.