Étant donné que de très nombreux secteurs de dépenses sont communs à tous les YMCA du Canada, il était logique que nous en venions à utiliser collectivement notre pouvoir d’achat. Afin de gérer cette tâche efficacement, une équipe a été mise sur pied pour superviser le processus visant à favoriser la collaboration et l’efficacité dans le processus d’achat de biens et services.
Non, au contraire. Dans les meilleures pratiques d’approvisionnement, le choix des fournisseurs est centralisé, mais les commandes et l’interaction avec les fournisseurs ont lieu à l’échelle locale.
Les membres du Comité directeur de l’approvisionnement effectuent la sélection des catégories. En général, on met d’abord l’accent sur les catégories de dépenses qui présentent un bon potentiel d’économies, ainsi que sur celles qui rendent compte des aspects vitaux pour la viabilité des Y. De plus, il peut arriver souvent qu’on accorde la priorité à un secteur où il est possible de faire rapidement une « bonne affaire ». Nous essayons de créer un équilibre dans le processus d’approvisionnement et d’accorder une attention égale aux multiples secteurs d’activités des YMCA. Toutefois, si une occasion se présente pour une association en particulier, mais que cela ne représente pas une grosse dépense pour l’ensemble des membres, nous examinerons cette catégorie également.
Il est possible de négocier des accords sur des volumes importants d’articles sans qu’il faille prendre possession de grosses quantités de matériel d’un seul coup. Dans un accord idéal avec le fournisseur, celui-ci s’occupe de l’entreposage des stocks pour nous; nous ne commandons et ne payons que les articles dont nous avons besoin.
Les entreprises de grande envergure et même d’envergure moyenne ont souvent les moyens d’offrir leurs biens et services dans la plupart des régions du pays. De plus, un programme à grande échelle nous permet souvent de monter d’un échelon dans la chaîne d’approvisionnement. Votre fournisseur local est peut-être là pour rester, mais le fabricant peut nous fournir de meilleurs prix par l’intermédiaire du distributeur local. (P. ex. les prix nationaux de Kimberly Clark s’appliqueraient aux produits par l’intermédiaire du réseau local de distributeurs).
Il n’y a aucun changement en ce qui a trait à nos processus actuels de facturation et de paiement. Même si l’équipe des achats se charge d’établir les prix et les initiatives, chaque association continue de s’occuper des commandes et du paiement.
Tous les écarts dans les prix doivent d’abord être portés à l’attention du fournisseur. L’équipe des achats doit être informée du problème, et s’il persiste, nous pouvons aider l’association à trouver une solution, et nous le ferons.
Veuillez communiquer avec l’équipe des achats en ce qui a trait à TOUS les problèmes liés aux contrats. Si vous concluez un nouveau contrat, si vous renouvelez un contrat existant ou si vous avez des questions sur l’état d’un contrat en particulier, faites-nous parvenir un courriel et nous effectuerons la recherche pour vous. Nous pourrions avoir le contrat sous la main ou nous pourrions en obtenir une copie du fournisseur. S’il s’agit d’un nouveau contrat, l’équipe des achats du YMCA prendra le temps de dresser un contrat qui favorise à la fois l’association et le fournisseur.
Tout à fait. L’équipe des achats dressera un contrat et le présentera aux principaux points de contact de l’association et au fournisseur à des fins de négociation et d’examen, d’approbation et en fin de compte, d’accord final.
Il existe plusieurs facteurs dont on doit tenir compte dans le choix d’un fournisseur. Sa capacité à offrir ses biens et services dans nos centres constitue une priorité absolue. En ce qui a trait à l’efficacité d’ensemble, aux économies d’échelle et à la coordination des programmes, il est préférable que les fournisseurs sur lesquels porte notre choix puissent agir à l’échelle nationale, mais nous considérerons également les fournisseurs régionaux ou locaux. Nous tenons également compte des relations courantes avec des fournisseurs. Nous savons qu’elles sont importantes pour chaque Y, et nous les prenons en considération, avec vos commentaires, en mettant l’accent sur les coûts et le niveau de rendement. Ils ont au moins la possibilité de soumissionner le moment venu. Enfin, il faut examiner les prix, ce qui compte tout autant. Un fournisseur qui peut voir la croissance possible dans les volumes de commandes pour l’ensemble des Y et qui en tient compte dans l’établissement des prix retiendra davantage l’attention.
Autant que possible, tout le monde devrait adopter les fournisseurs du programme. Pour assurer la viabilité à long terme de ce programme, nous devons tous l’utiliser collectivement. Toutefois, chaque association a son mot à dire dans la décision finale. Nous nous efforçons d’analyser rigoureusement et en profondeur la situation actuelle dans chaque catégorie et les possibilités de réaliser des économies. Après avoir mené cette analyse, nous vous transmettrons nos constatations et notre recommandation d’approbation finale avant de prendre contact avec les candidats potentiels à la sous-traitance pour concrétiser les changements que vous avez approuvés.
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